Digitale Basis für KMU stärken: Tool-Wildwuchs gezielt abbauen

Miguel Schweiger

March 20, 2026

•

Min. Lesezeit

Zusammenfassung

Tool-Wildwuchs entsteht selten aus schlechter IT – sondern aus schnellen Einzelentscheiden ohne gemeinsame Leitplanken. Schweizer KMU setzen im Schnitt über 90 Apps ein, oft ohne zentrale Steuerung. Das kostet Zeit, Geld und Sicherheit. Eine starke digitale Basis braucht keinen grossen Wurf: einen klaren Prozesskern, eine ehrliche Systemlandkarte, saubere Zugänge und einfache Governance. Mit einem 6-Schritte-Gameplan lässt sich Ordnung in Wochen schaffen – messbar, ohne Aktionismus und mit spürbarer Entlastung für dein Team.

Digitale Basis stärken: Wie KMU den Tool-Wildwuchs in den Griff bekommen

Kennst du das? Ein Tool für Angebote, eines fürs CRM, eines für Projekte – und fünf «Helfer», die niemand mehr wirklich überblickt. Tool-Wildwuchs ist in Schweizer KMU die Regel, nicht die Ausnahme. Das Problem ist selten die Technologie. Meistens fehlt eine gemeinsame Leitplanke.

Dieser Beitrag zeigt dir, warum das so ist – und wie du mit einem klaren Gameplan Ordnung schaffst und die digitale Basis deines KMU in Wochen spürbar stärkst.

Tool-Wildwuchs ist selten das eigentliche Problem

Viele KMU kennen die Situation: Ein Tool für Angebote, eins für Projekte, eins fürs CRM, eins für Support – dazu fünf «kleine Helfer» für Formulare, Signaturen und Planung. Nichts davon ist per se falsch. Schwierig wird es, wenn jedes Team «sein» Werkzeug auswählt und niemand mehr weiss, was wo gilt.

Das ist kein Bauchgefühl. Es ist Realität in fast jedem KMU, das schnell gewachsen ist.

Was die Zahlen zeigen (Okta, 2025)

Okta misst seit Jahren, wie viele Apps Unternehmen einsetzen. 2024 lag der Durchschnitt bei 93 Apps pro Unternehmen – nach einem erneuten Anstieg. Und 2025 hat der globale Durchschnitt erstmals die Marke von 100 Apps pro Kunde überschritten.

Wenn schon grosse Organisationen daran knabbern, trifft es KMU oft noch härter: weniger Zeit, weniger Rollen, weniger Puffer.

Drei Warnsignale, dass deine Tool-Landschaft zum Risiko wird

1. Doppelte Arbeit wird zur Normalität

Eine Adresse wird im CRM korrigiert, in der Buchhaltung vergessen, im Newsletter-Tool steht sie noch falsch. Das Team macht's irgendwie – bis es knallt.

Was das bedeutet: Wenn manuelle Korrekturen zum Standardvorgehen werden, zahlt dein Team die Rechnung in Zeit und Nerven – täglich.

2. SaaS-Kosten wachsen unbemerkt

Viele Abos sind klein, die Summe ist gross. Besonders teuer sind ungenutzte Lizenzen. Gartner wird in diesem Kontext häufig zitiert: Mindestens 30 % der SaaS-Lizenzen seien ungenutzt oder zu wenig genutzt – und ohne zentrale Steuerung drohe Überzahlen über Jahre.

Was das bedeutet: Tool-Wildwuchs ist kein Komfortproblem. Er hat direkte Auswirkung auf deine Kostenbasis – und sie wächst still.

3. Sicherheit wird zur Glückssache

Je mehr Apps, desto mehr Zugänge, Passwörter, Freigaben und Datenorte. Okta beschreibt das als wachsende Angriffsfläche – schlicht, weil mehr Anwendungen auch mehr zu schützen bedeutet.

Was das bedeutet: Jede neue App ohne Governance-Regel ist ein potenzielles Sicherheitsrisiko. Nicht weil die App schlecht ist – sondern weil niemand weiss, wer Zugriff hat und warum.

Warum KMU besonders schnell in den Tool-Wildwuchs geraten

Zwei Gründe sehe ich in der Praxis immer wieder:

Erstens: Es fehlt die gemeinsame Leitplanke. Auf dem Schweizer KMU-Portal wird in einem Interview festgehalten, dass nur knapp die Hälfte der Schweizer KMU eine Digitalstrategie oder einen digitalen Masterplan hat. Ohne diese Leitplanke entscheiden Teams pragmatisch – und das ist verständlich. Es ist sogar richtig, solange es kurzfristig ist. Das Problem entsteht, wenn «pragmatisch» zum Dauerzustand wird.

Zweitens: Verantwortung ist verteilt, Wissen ist extern. Viele KMU arbeiten mit IT-Dienstleistern. In einer Studie von digitalswitzerland geben rund 79 % der befragten KMU an, von einem oder mehreren IT-Dienstleistern unterstützt zu werden. Das hilft im Alltag – ersetzt aber keine gemeinsame Sicht darauf, welche Systeme «Kern» sind und welche nur Beiwerk.

Was eine starke digitale Basis für KMU wirklich bedeutet

Eine starke digitale Basis ist kein neues System und kein Mammutprojekt. Es sind vier Bausteine, die zusammen Ordnung schaffen – und die du nacheinander angehen kannst.

1. Klarer Prozesskern

Definiere 5–8 Kernabläufe, die dein Geschäft tragen. Beispiele:

Lead bis Auftrag
Auftrag bis Rechnung
Einkauf bis Zahlung
Reklamation bis Lösung
Eintritt bis produktiv (Onboarding)

Die Frage ist simpel: Welche Schritte müssen sitzen, damit du liefern kannst – auch wenn jemand krank ist? Genau diese Prozesse brauchen Stabilität. Alles andere kann flexibel bleiben.

2. Ehrliche Systemlandkarte

Du brauchst keine perfekte Dokumentation. Du brauchst eine, die stimmt.

Erstelle eine Liste mit:

Tool / Anbieter / Besitzer:in (fachlich)
Datenarten (Kunden, Aufträge, Personal, Finanzen)
Schnittstellen (manuell, Export/Import, API)
«System of Record»: Wo ist die führende Quelle?

Tipp: Entscheide pro Datenart genau eine Quelle, die «wahr» ist. Alles andere hängt daran oder konsumiert daraus. Wer diese Entscheidung nicht trifft, kämpft dauerhaft gegen inkonsistente Daten.

3. Saubere Zugangsverwaltung

Viele KMU unterschätzen nicht Technik, sondern Alltag: «Kannst du mir schnell Zugriff geben?» Wenn das zur Standardfrage wird, ist es Zeit für Regeln.

Minimum-Set:

Rollen (z. B. Verkauf, Projektleitung, Buchhaltung) mit Standardrechten
Ein Onboarding-/Offboarding-Check (inkl. Geräte und App-Zugänge)
Ein Ort, wo Zugänge verwaltet werden – nicht in Köpfen

4. Governance, die zum KMU passt

Governance klingt nach Konzern, ist aber im KMU überlebenswichtig. Kurz gesagt: Wer entscheidet, wer bezahlt, wer betreibt, wer trägt das Risiko?

Wenn das unklar bleibt, gewinnt immer das lauteste Problem – und der Wildwuchs startet von vorn.

Die Schweiz verfolgt im Rahmen der Digital Switzerland Strategy unter anderem das Ziel, Schnittstellen und einen API-first-Ansatz stärker auszubauen, um Systeme besser verbindbar zu machen. Für KMU ist die Übersetzung pragmatisch: weniger Handarbeit zwischen Systemen, klarere Datenwege.

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Miguel Schweiger

Managing Partner

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Dein Gameplan: In 6 Schritten zur klaren digitalen Basis

Du kannst das als 6-Wochen-Rhythmus angehen. Wichtig ist die Reihenfolge – wer mit Schritt 4 beginnt, verschiebt das Problem, löst es aber nicht.

Schritt 1: Inventar statt Meinung (Woche 1)

Alles erfassen: Tools, Excel-Lösungen, «Gratis»-Dienste, Schatten-IT. Ohne Schuldzuweisung.

Das Ziel ist kein Audit im Konzernstil. Es ist ein ehrliches Bild. Was ist da? Was kostet es? Wer nutzt es wirklich?

Schritt 2: Nutzen-Check (Woche 2)

Pro Tool drei Fragen:

Welche Arbeit fällt weg, wenn es sauber genutzt wird?
Wer nutzt es wirklich – nicht wer bezahlt?
Was passiert, wenn es morgen ausfällt?

Die Antworten zeigen dir schnell, was Kern ist und was nur historisch gewachsen ist.

Schritt 3: Kern festlegen (Woche 3)

Definiere deinen Stack:

Kernsysteme (z. B. ERP/Buchhaltung, CRM, Kollaboration)
Spezialtools (mit klarer Aufgabe und Schnittstelle)
«Nice to have» (nur, wenn es messbar hilft – sonst raus)

Nicht sicher, was der Kern deines Stacks sein soll? Genau das klären wir gemeinsam – in einem kompakten Reifegrad-Gespräch. Ohne Verpflichtung. Jetzt Gespräch buchen →

Schritt 4: Aufräumen ohne Drama (Woche 4)

Konsolidieren, wo Funktionen doppelt sind. Kündigen erst, wenn die Ablösung steht. Lizenzen bereinigen, Rollen klären.

Wichtig: Kein Aktionismus. Wer zu schnell abschaltet, was jemand täglich nutzt, verliert das Vertrauen des Teams – und das ist schwerer zurückzugewinnen als jede Lizenzgebühr.

Schritt 5: Datenwege schliessen (Woche 5)

Das Ziel ist nicht «alles integrieren». Das Ziel ist:

Keine doppelte Datenerfassung bei Kunden und Aufträgen
Klare Übergaben zwischen Teams
Nachvollziehbare Datenqualität

Drei gelöste Datenwege wirken mehr als zehn halbfertige Integrationen.

Schritt 6: Verankerung im Alltag (Woche 6)

Ohne Adoption ist jedes Tool nur ein Abo. Kurze Trainings, einseitige Spielregeln («So machen wir es hier»), und ein monatlicher Check: Was hat geholfen, was nicht?

Wer diesen Schritt überspringt, wiederholt den Zyklus in 18 Monaten.

Diese Messpunkte zeigen, ob Klarheit bleibt

Ein paar Messpunkte reichen. Hauptsache, du misst regelmässig – und nicht nur dann, wenn etwas brennt.

Tool-Anzahl im Kern vs. Rand (Trend ist wichtiger als Zahl)
Kosten pro aktivem Nutzer (nicht pro Lizenz)
Onboarding-Zeit bis produktiv (inkl. Zugänge und Geräte)
Anzahl manueller Übergaben in Kernprozessen
Sicherheitsvorfälle / Beinahe-Vorfälle (auch «falsche Freigabe» zählt)

So wird aus «wir sollten mal aufräumen» eine Führungsaufgabe mit Sicht auf Wirkung – und nicht nur ein IT-Thema.

Fazit: Erst Prozesskern, dann Systeme – so entsteht Wirkung

Tool-Wildwuchs ist kein Zeichen von Rückstand. Oft ist es ein Zeichen von Tempo: Man hat pragmatisch gelöst, was gerade brannte. Das ist menschlich. Das ist oft richtig.

Klarheit entsteht, wenn du danach den Spiess umdrehst: erst Prozesskern und Verantwortung, dann Systeme, dann Datenwege, dann Verankerung. Genau so stärkst du die digitale Basis deines KMU – und dein Team spürt die Entlastung im Alltag.

Wenn du wissen möchtest, wo dein KMU heute steht – und welche drei Schritte als nächstes die grösste Wirkung haben – ist ein Reifegrad-Check der richtige Einstieg. Ohne Hype. Mit konkretem Gameplan.

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Miguel Schweiger

Managing Partner

Miguel begleitet KMU und öffentliche Organisationen als Sparringspartner bei Digitaler Transformation & KI. Als Mitgründer von Centry Labs übersetzt er Trends in konkrete Anwendungen: klare Roadmaps, realistische Business Cases, schnelle Umsetzung und Trainings, die Teams befähigen. Nebenbei doziert er an HSLU und KBZ praxisnah und wirkungsorientiert.