Wie Stadt Zug KI- und Automatisierung in der Verwaltung verankert

Eine Verwaltung, fünf Vorhaben, ein gemeinsamer Lern und Umsetzungsweg.

Kunde

Stadtverwaltung Zug

Branche

Öffentliche Hand und Non-Profit

Grösse

998

Erste Stadt weltweit

die 2016 Bitcoin als Zahlungsmittel akzeptierte

Ausgangslage

Die Stadtverwaltung Zug beschäftigt über 998 Mitarbeitende und steht wie viele Verwaltungen vor der Frage, wie künstliche Intelligenz sinnvoll und ohne Umwege in den Arbeitsalltag integriert werden kann. Nicht als abstraktes Digitalisierungsprojekt, sondern als konkretes Werkzeug für Stadtrat, Departementsleitung und Sachbearbeitung gleichermassen.

Diese Frage stellte sich bei der Stadt Zug auf mehreren Ebenen gleichzeitig; strategische Orientierung im Stadtrat auf der einen Seite, konkrete Automatisierungs- und KI-Anwendungsfälle in der operativen Arbeit auf der anderen. Genau dieser Spagat zwischen Führungsebene und Tagesgeschäft prägte die Zusammenarbeit mit Centry Labs von Anfang an.

Die Zusammenarbeit mit der Stadt Zug in Zahlen

Von der strategischen Einordnung bis zu digitalen- und KI-Lösungen, die im Verwaltungsalltag ankommen.

3 Ebenen

Stadtrat, Departementsleitung und Fachpersonen, gleichzeitig adressiert

225+ Stunden

jährliches Einsparpotenzial im laufenden Digitalisierungsprojekt

1 Halbtag

vom Workshop bis zum produktiven Einsatz wirkungsvoller KI-Agenten

Das Projekt: KI-Partnerschaft über mehrere Ebenen

Ein zentrales Signal setzte ein Impulsreferat vor dem gesamten Stadtrat: Dort ging es um eine strategische Einordnung der Bedeutung von Künstlicher Intelligenz für eine öffentliche Verwaltung, welche Anwendungsfälle grosses Potenzial bieten und wie eine Stadt die Transformation strukturiert angehen kann. Der Stadtrat verliess den Raum nicht mit einer Präsentation, sondern mit einem Fahrplan, wie die Transformation angegangen werden kann.

Auf Ebene des Bildungsdepartements wurde es unmittelbar praktisch: In einem Hands-on-Workshop erhielt das gesamte Leitungsteam das Rüstzeug, um wirkungsvolle eigene KI-Agenten für den Führungsalltag erstellen zu können. Dabei stellte Centry Labs ihre Best Practices und Agenten zur Verfügung, um schnell Wirkung erzielen zu können im gesamten Leitungsteam. Was am Nachmittag entstand, war ab nächsten Tag bereits operativ im Einsatz.

Aus diesem Fundament ging es eine Ebene tiefer und es wurden ganze Workflows evaluiert. Anhand eines strukturierten agentischen Workflows hat Centry Labs das Potenzial aufgezeigt, wie Verwaltungsprozesse neu gedacht werden können. Als Beispiel dafür diente der Inhaltserstellungs-Workflow, mit dem die Stadtverwaltung Medienmitteilungen und Social-Media-Inhalte KI-gestützt vorbereitet, mit klarer Markenstimme und einheitlichen Vorgaben für visuelle Inhalte. Parallel dazu analysierte Centry Labs gemeinsam mit dem Bildungsdepartement weitere Prozesse mit KI- und Automatisierungspotential. Daraus entstanden sind priorisierte Handlungsfelder und ein laufendes digitales Umsetzungsprojekt geworden, dass messbare Wirkung entfalten wird.

«Wir haben uns gefragt, wie wir KI schnell und sinnvoll in unseren Arbeitsalltag integrieren können. Centry Labs hat uns hat genau das geliefert; einen klaren KI Gameplan, die richtigen Tools und passende Schulungen für unser Team. Wer KI einführen will, ist bei Centry Labs richtig.»

Etienne Schumpf, Stadtrat Zug

Plant Deine Verwaltung den nächsten Schritt mit KI und Automatisierung?

Centry Labs begleitet Verwaltungen von der strategischen Einordnung, über die konkrete Umsetzung bis zur Verankerung im Arbeitsalltag.

Miguel Schweiger
Managing Partner
Verlauf im Dunkelblau bis Lila mit einem subtilen, gepunkteten Wellenmuster im Hintergrund.

Die Rolle von Centry Labs

Centry Labs tritt in dieser Zusammenarbeit als gesamtheitlicher Sparringspartner für digitale Transformation und Künstliche Intelligenz auf, und begleitet die Stadt Zug entlang der drei relevanten Ebenen: Strategie, Implementation und Enablement. Auf Strategie-Ebene ordnet Centry Labs KI-Potenzial ein und schafft die Grundlage für fundierte Entscheide auf Führungsstufe. Auf Implementation-Ebene werden konkrete Workflows und digitale Lösungen entwickelt und umgesetzt. Und auf Enablement-Ebene befähigt Centry Labs Teams, die entstandenen Werkzeuge selbständig weiterzuentwickeln und im Alltag zu nutzen. Diese drei Ebenen greifen ineinander, wodurch KI und Automatisierung nicht als isoliertes Innovationsthemen behandelt werden, sondern als Teil einer grösseren Entwicklung, die die gesamte Verwaltung betrifft.

Was dieser Weg wirklich bedeutet

Viele Verwaltungen schaffen gute einzelne Impulse: ein Referat hier, eine Schulung dort. Schwieriger ist es, daraus einen roten Faden zu weben, der von der strategischen Ebene bis in die tägliche Verwaltungsarbeit reicht. Bei der Stadt Zug ist genau das gelungen: Aus einer ersten Standortbestimmung im Stadtrat wurde eine Praxis, die heute mehrere Departemente trägt.

Warum öffentliche Verwaltungen besondere Herausforderungen haben

Verwaltungen stehen bei KI selten vor einem einzelnen Problem. Strategische Fragen, Kompetenzaufbau, Datenschutz und Datensouveränität, politische Kommunikation und Fachprozesse treffen meist gleichzeitig aufeinander, und oft fehlt die Zeit, sie einzeln und in Ruhe anzugehen. Der Ansatz, in kurzer Zeit einsatzfähige Werkzeuge direkt mit den Menschen zu bauen, die sie täglich brauchen, begegnet dieser Realität, statt sie zu ignorieren.

Wie Centry Labs Schweizer Verwaltungen begleitet

Als Sparringspartner für digitale Transformation und KI begleitet Centry Labs Schweizer Verwaltungen entlang drei relevanten Ebenen: Strategie, Implementation und Enablement, abgestimmt auf die besonderen Anforderungen des öffentlichen Sektors.

Eine erste digitale Standortbestimmung ermöglicht der digitale Reifegrad Check von Centry Labs. Mit Hilfe von 17 Fragestellungen abgestimmt auf die sechs Handlungsfelder liefert dieser Check eine fundierte Einschätzung der Digital- und KI-Readiness der Organisation, mit einem persönlichen Readiness-Score entlang der sechs digitalen Handlungsfelder sowie einem Gesamt-Score, konkreten Handlungsempfehlungen abgestimmt auf Branche und Ergebnis.

Fazit

Die Zusammenarbeit mit der Stadt Zug zeigt, wie eine Verwaltung künstliche Intelligenz und Automatisierung nicht nur diskutiert, sondern schrittweise in verschiedene Ebenen der Organisation übersetzt. Vom Stadtrat über das Leitungsteam bis zu konkreten Fachprozessen von Fachverantwortlichen Personen entsteht eine nachhaltige Entwicklung, die trägt, weil sie auf allen Ebenen gleichzeitig ansetzt.

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Miguel Schweiger und Roger Thalmann - Beratung für Digitale Transformation und KI

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