Souveräne KI-Plattform für Schweizer Verwaltungen - ein Pionierprojekt

KI für die öffentliche Verwaltung: Was hinter dem SSGI-Projekt steckt

Strategie

Kunde

SSGI Verein Schweizerische Städte und Gemeinde Informatik

Branche

Öffentliche Hand und Non-Profit

Grösse

13'100

532'000 Einwohnerinnen und Einwohner

werden durch die beteiligten Kantone und Gemeinden bedient

Ausgangslage

Sechs Kantone. 105 Gemeinden. 13'100 Verwaltungsmitarbeitende, die potenziell mit derselben KI-Plattform arbeiten sollen. Der Verein SSGI hat sich genau das vorgenommen: eine gemeinsame, datenschutzkonforme KI-Plattform ausschreiben, die für ganz unterschiedliche Verwaltungen funktioniert.

Auf dem Papier eine Software-Beschaffung. In der Realität: unterschiedliche IT-Dienstleister, Fachsysteme und Erwartungen an Datenschutz und Governance, alle an einem Tisch. Die eigentliche Herausforderung lag nicht in der Technologie, sondern darin, diese Interessen in ein sauberes Verfahren zu bringen und eine Plattform zu finden, die dem Tempo des KI-Markts standhält.

Das Projekt: Eine Ausschreibung für föderale Realität

Centry Labs begleitete SSGI als unabhängige Beratungsinstanz durch die kritischen Phasen des Vergabeverfahrens: von der vertieften Due Diligence der Anbieter, über die Verdichtung auf eine Shortlist bis praxisnahen Aufgabenstellungen für die Anbieterpräsentationen, ergänzt um einen strukturierten Fragenkatalog zu Funktionalität, technischer Eignung, Datenschutz und Betrieb. Abgerundet wurde das Projekt mit einem umfangreichen Evaluationsdossier inklusive Vergabeempfehlung und weiterführenden Handlungsempfehlungen hinsichtlich erfolgreicher KI-Transformation für Kantone und Gemeinden.

‍

Die Rolle von Centry Labs

Ein Verfahren mit sechs Kantonen und über hundert Gemeinden wird ohne saubere Methodik schnell unübersichtlich. Genau hier lag der Beitrag von Centry Labs: Kriterien schärfen, Offerten kritisch analysieren, Anbieter vergleichbar machen, Präsentationen mit praxisnahen Verwaltungsaufgaben und konkreten Fragestellungen auf die Probe stellen und die Erkenntnisse in eine belastbare Empfehlung überführen. Nicht der spätere Plattformbetrieb, sondern die vorgelagerte Entscheidungsarbeit.

Am meisten Wirkung entfaltete dabei die Übersetzung zwischen Ausschreibungslogik und Verwaltungsrealität. Die Aufgabenstellungen für die Shortlist-Anbieter zeigten, ob ein Konzept auch ausserhalb von Folien trägt. Der Fragenkatalog deckte Blind Spots früh auf, etwa bei Datenschutz, Mandantentrennung, Betrieb oder organisatorischer Verankerung.

Über die eigentliche Evaluation hinaus lieferte Centry Labs auch eine Handlungsempfehlung für die Zeit nach dem Zuschlag: Wie die föderale Programmführung organisiert werden sollte, damit aus einer leistungsfähigen Plattform auch eine tatsächlich genutzte wird, und welche Bausteine eine kantonale KI-Strategie enthalten sollte, um an die Plattform anzuknüpfen.

‍

Ein Meilenstein und ein Startschuss

Das Verfahren mündete in ein umfassendes Evaluationsdossier mit einer klar begründeten Zuschlagsempfehlung. Für SSGI und die beteiligten Verwaltungen war das mehr als ein Verfahrensabschluss: Es war die Grundlage für einen strategischen Weg im Umgang mit KI im Verwaltungsumfeld.

Der Entscheid war trotzdem nur der Anfang. Eine Ausschreibung schafft Orientierung und reduziert Risiken. Ob die Plattform im Alltag trägt, entscheidet sich erst im Rollout, in der Befähigung der Mitarbeitenden und in der Qualität der späteren Fachanwendungen, Prozesse und Daten.

‍

Eine KI-Plattform für mehrere Kantone und über hundert Gemeinden gemeinsam auszuschreiben ist komplex: unterschiedliche Anforderungen, verschiedene IT-Dienstleister, hohe Datenschutzanforderungen. Centry Labs hat uns geholfen, diese Komplexität zu strukturieren – mit einer methodisch klaren Evaluation, praxisnahen Aufgabenstellungen für die Anbieter und einem Evaluationsdossier, das dem Gremium eine sichere Entscheidungsgrundlage gegeben hat. Genau die Art von Beratung, die man in einem solchen Verfahren braucht.

Patrick Ruoss, Projektleiter SSGI zur Ausschreibung der KI-Plattform

Deine Organisation hat Digitalisierung oder KI auf der Agenda?

Ob strategische Orientierung, laufendes Vorhaben oder Enablement eures Teams; wir finden in einem kurzen Gespräch heraus, wo der grösste Hebel liegt.

Miguel Schweiger

Managing Partner

Verlauf im Dunkelblau bis Lila mit einem subtilen, gepunkteten Wellenmuster im Hintergrund.

Was dieser Entscheid wirklich bedeutet

KI scheitert in der öffentlichen Verwaltung selten an fehlender Relevanz. Sie scheitert daran, dass viele Interessen, Systeme und Anforderungen in einen belastbaren Rahmen gebracht werden müssen. Eine saubere Evaluation macht genau das möglich: Aus grossen Versprechen wird eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage.

Warum öffentliche Verwaltungen besondere Herausforderungen haben

Verwaltungen starten nicht auf der grünen Wiese. Sie bewegen sich in gewachsenen Systemlandschaften, mit klaren Zuständigkeiten, öffentlichen Erwartungen und hoher Sensibilität für Datenschutz und Fehlentscheide. Was in einer einzelnen Organisation schon anspruchsvoll ist, wird in einem föderalen Setup mit mehreren Kantonen und Gemeinden nochmals komplexer.

Dazu kommt: Die technische Lösung ist nur ein Teil der Gleichung. Eine Plattform muss sicher und skalierbar sein, aber genauso organisatorisch anschlussfähig. Rollen, Verantwortung, Schulung und Governance entscheiden mit darüber, ob aus einer guten Beschaffung ein nutzbares System wird.

Wie Centry Labs Kantone und Verwaltungen in KI- sowie Digitalen Initiativen begleitet

Centry Labs begleitet öffentliche Verwaltungen von der strategischen Standortbestimmung über die technische Umsetzung bis zur Befähigung interner Teams. Wir starten dort, wo aus komplexen Vorhaben tragfähige Entscheidungen werden müssen: bei einer Evaluation, der erstellung eines zielführenden Digitalen- und KI-Masterplan und der Übersetzung zwischen Technologie, Organisation und Führungslogik.

Von dort gehen wir in die Umsetzung: Wir implementieren digitale Lösungen, automatisieren Prozesse und schaffen Werkzeuge, die den Verwaltungsalltag nicht nur effizienter machen, sondern die Arbeitsqualität und das Erlebnis für Verwaltungsmitarbeitende sowie Bürgerinnen und Bürger spürbar verbessern.

Fazit

Die SSGI-Ausschreibung war mehr als ein Beschaffungsprozess. Sie war ein Test dafür, ob sich föderale Komplexität, hohe Datenschutzanforderungen und technologische Ambition in einen gemeinsamen Weg übersetzen lassen. Centry Labs durfte diesen Weg methodisch mitprägen und damit die Grundlage für einen wichtigen Entscheid im Schweizer Verwaltungsumfeld schaffen.